Bien sabemos que los viajes de negocios son necesarios para el desarrollo de las empresas, y si bien tienen muchas ventajas a favor, también representan un gasto importante de recursos, que se pueden optimizar si aplicas estos consejos.
• En primer lugar se deben definir los objetivos del viaje.
• Analizar con detenimiento los beneficios y resultados que se esperan.
• La persona que va a realizar el viaje es determinante para que todo sea un éxito y logre los objetivos deseados, o de lo contrario sería contraproducente.
• Los vínculos del departamento donde se gestionan los viajes y el de finanzas deben estar estrechamente ligados.
• Los travel managers deben de enfocarse a los objetivos del área financiera, y de ahí presentar propuestas de inversión para evaluar el “costo-beneficio”.
• Contar con herramientas que permitan reportar los viajes de los ejecutivos de la empresa, y calcular el costo de los mismos y las variables que se tomaron en cuenta, para poder identificar tendencias y hacer los ahorros reales del siguiente periodo.
• Contratar un Travel Management Company (TMC), las cuales son empresas especializadas en la Gestión de Viajes de Negocios, las cuales tienen como principal objetivo el de generar ahorros empresariales, y hacer que sus clientes viajen más pagando lo mismo, o bien viajar lo mismo, pagando menos.
• Tener una política de viajes para que sean productivos y rentables. Esta política debe especificar la movilidad que tienen los viajeros, las preferencias en vuelos, hospedaje y otras características deseadas, que permitan tener parámetros sobre la forma en cómo pueden mejorarse o cambiarse los estilos de viajar, de acuerdo con las jerarquías o estructuras de cada empresa.
• Hacer convenios y negociaciones con líneas aéreas, hoteles, arrendadoras, y otros proveedores que puedan proporcionar mejores tarifas y beneficios corporativos.
¡ Buen y provechoso viaje de negocios!
